Firma digital definirá si facturas electrónicas tienen validez legal

Fuente: La República

La firma digital, para personas físicas, o el sello electrónico, para empresas, definirán si las facturas digitales tienen validez legal o no.

Por ahora, estas no pueden catalogarse como título ejecutivo si no cuentan con la firma del receptor, para poder conservarla como respaldo legal en caso de enfrentar algún proceso legal de cobro.

Tradicionalmente, las empresas proveedoras de productos o servicios entregaban en papel sus facturas y solicitaban que el representante legal de su cliente o alguna persona autorizada firmara dicha factura para poder conservarla como respaldo legal.

Sin embargo, con la migración a factura electrónica, los contribuyentes deben hacer este trámite a través de su plataforma digital y deberían utilizar para ello un instrumento con validez legal.

La llave criptográfica, método de seguridad que el Ministerio de Hacienda puso a disposición de los usuarios; es únicamente para fines tributarios.

Antes de proceder con este cambio, los usuarios deben corroborar que su proveedor de factura electrónica brinde el servicio de autenticación por medio de la firma digital o sello electrónico según corresponda, pues no todos tienen habilitada esta opción.

Si el proveedor no tiene integrada esta posibilidad dentro del servicio que ofrece, como medida temporal se puede imprimir el archivo PDF de su factura electrónica para que sea firmada físicamente por las personas autorizadas, o bien establecer con el cliente un contrato en el que se indique que se aceptan las facturas firmadas con llave criptográfica.

Fuente: GS Uno
Llamado de atención

Que los contribuyentes se preparen para evitar inconvenientes con los comprobantes electrónicos, es la recomendación de los expertos.

Guillermo Varela
Director ejecutivo
GS Uno Costa Rica
Es importante que tengamos claro que el procedimiento para convertir una factura en un documento legal válido no cambia en nada respecto a lo que las empresas han venido haciendo con la factura en papel, por lo que los contribuyentes que emiten las facturas electrónicas deben ahora asegurarse de que el receptor (cliente) de sus facturas electrónicas deben ahora firmar digitalmente el archivo XML y devolverlo a su emisor.

Raymundo Volio
Abogado de Impuestos
RAYMUNDO VOLIO. Abogados & Consultores Tributarios
Los usuarios de la llave criptográfica que pretendan cobrar sus facturas deben analizar legalmente sus procesos de emisión, recepción y cobro de facturas, con el fin de determinar la necesidad de conservar documentos idóneos que permitan demostrar la existencia de la deuda y la realidad de la transacción.


¿Qué cambia en la factura electrónica con el plan fiscal aprobado?

Fuente: El Financiero

La aprobación en segundo debate y la firma por parte del Poder Ejecutivo de la Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas implica que los contribuyentes deben estar alerta para implementar algunos cambios en las facturas electrónicas

Las empresas y los contribuyentes en general también deben revisar los cambios en sus procesos y sistemas informáticos de contabilidad y de ventas, entre otros.

Los proveedores de estos sistemas informáticos son otros que deben tener claridad para implementar los ajustes y ayudar a sus clientes.

¿Qué cambios implica la reforma fiscal para las empresas?

Tal como se ha venido ejecutando durante este 2018, las facturas electrónicas deben ser generadas por los contribuyentes obligados de acuerdo a la resolución sobre comprobantes electrónicos del Ministerio de Hacienda.

En primer término hay que considerar la sustitución del impuesto de ventas por el impuesto de valor agregado (IVA), el cual incluye varias tarifas: 1%, 2%, 4% y 13% para distintos productos y servicios.

Carla Coghi, socia de impuestos y legal de la firma Deloitte, indicó que el Ministerio de Hacienda ahora deberá actualizar la versión del archivo XML (actualmente se está en la versión 4.2).

Lo que deberá hacerse ahora es habilitar los nodos o espacios del XML para crear las nuevas tarifas.

Asimismo se debe proceder con la revisión del maestro de bienes y servicios para parametrizar el impuesto al valor agregado y sus diferentes tarifas.

“Una vez que entre en vigencia la ley, las facturas deben incorporar esta información”, dijo Coghi.

Por supuesto, se deberán tomar en cuenta las exenciones al impuesto, como los alquileres de viviendas o de garajes cuyo monto sean inferiores a un salario base.

Debe recordarse que todos los arrendadores están obligados a emitir factura electrónica.

Álvaro Retana, gerente general de GTI, uno de los proveedores de servicios de facturación, recordó que los contribuyentes deben liquidar el IVA los 15 de cada mes, tomando en cuenta las facturas emitidas y recibidas.

“Este es el mayor impacto para los contribuyentes”, destacó Retana. “A partir de la vigencia del IVA, el total de los contribuyentes que registren impuesto al valor agregado deberán presentar las declaraciones todos los meses”.

El ejecutivo agregó que, según las estadísticas de su firma, actualmente casi una quinta parte de los contribuyentes facturan con productos que tienen el impuesto de ventas.


¿Qué deben corregir Hacienda y los contribuyentes para mejorar la factura electrónica?

Fuente: El Financiero

Prepararse, depurar datos y asumir la tarea mejorando los sistemas, el soporte y la comunicación son parte de los retos tanto de los contribuyentes como del Ministerio de Hacienda para mejorar el uso de la factura electrónica.

Un total de 659.256 contribuyentes deberían utilizar ya la factura electrónica. Las únicas excepciones son los sectores a los que la Dirección General de Tributación otorgó prórrogas hasta el 2019 o que están excluidos del proceso.

Una docena de proveedores de servicios de facturación, que atienden a casi 100.000 contribuyentes, resaltaron lo positivo del “ambicioso” plan de Hacienda para hacer obligatorios los comprobantes digitales, incluidos tiquetes electrónicos y las notas de débito y crédito.

“Como todo cambio, ha implicado ajustes dentro de las empresas y este año en particular ha sido bastante acelerado para todos”, destacó Byron Rojas, CEO de Neotecnologías.

Desde la publicación de la resolución DGT-R-48-2016 de comprobantes electrónicos hace dos años fue evidente el enfoque fiscal de la Administración Tributaria.

“El año 2018 transforma drásticamente el sistema tributario de Costa Rica al insertar de forma obligatoria y general la factura electrónica”, resaltó Raymundo Volio, socio de Factura Tributaria.

Se reconoce que la obligación de usar los comprobantes electrónicos incluye otros beneficios en automatización y modernización de las operaciones de las empresas, por encima de las resistencias.

“El proceso de incorporar a todos los contribuyentes al modelo se hizo de forma muy rápida: menos de un año”, resaltó Armando Vargas, gerente comercial de Grupo Naby.

El paso ha sido complejo.

Los contribuyentes no creían que la factura electrónica se fuera a implementar realmente. Lo tedioso del proceso y los problemas de información de Tributación elevaron la incertidumbre.

Muchos no se prepararon debidamente, no se informaron sobre los sistemas de facturación ofrecidos en el mercado, no hicieron pruebas y pasaron directamente a producción, donde empezaron a sufrir en vivo las consecuencias.

“Ha sido un proceso difícil para los clientes”, dijo Álvaro Retana, gerente general de GTI.

Los contribuyentes empezaron a usar factura electrónica en pleno cierre fiscal y los que empezaron a usar algún software gerencial tuvieron complicaciones extras.

Otros siguen delegando en terceros la responsabilidad, sin integrar la facturación electrónica a las operaciones y sin garantizar la calidad de los datos que se incluyen en los comprobantes electrónicos enviados a Hacienda.

“Hay muchos errores que generan trastornos en los envíos”, afirmó Erick Castro, director de consultoría de Logical Data.

Incluso grandes contribuyentes no tenían claro que debían aceptar o rechazar los comprobantes de sus proveedores. Hay muchos otros que ni saben que la factura electrónica solo tiene validez tributaria.

Didier Hernández, socio de ID Activos, dijo que parte de estas situaciones se deben a la falta de manuales de procesos “más claros y concisos” y a la desinformación.

Tributación no respondió cuáles mejoras introducirá en el 2019.

Falta simplificar

A la falta de cultura tributaria, se suma la complejidad del proceso y los problemas de capacidad infraestructura de Hacienda para atender la demanda.

El primer lío es la duplicidad, pues se requiere utilizar dos veces el sistema de Hacienda y generar dos archivos XML por cada factura realizada.

Los proveedores afirmaron que hay prácticas más simples, eficientes y con menos mensajes, sobre los que podrían retroalimentar a Hacienda “si esta les consultara”.

“El modelo es excesivamente complejo debido a la gran cantidad de documentos (electrónicos) que hay que intercambiar”, dijo Christian Colin, gerente de ventas regional de Edicom.

A eso se unen los inconvenientes del facturador gratuito de Hacienda y del sistema de validación que encargó a la Empresa de Servicios Públicos de Heredia (EPSH) para usar las firmas digitales, cuyo funcionamiento padece de intermitencias.

El colapso es mayor en momentos de alto tráfico como el 24 de noviembre anterior, después del black friday, cuando “muchos comprobantes quedaron en un estado de ‘procesando’ o sin respuesta”.

Si la infraestructura es una preocupación, también lo es la falta de claridad sobre las razones del rechazo de una factura o sobre las consultas específicas.

“Se dura mínimo 48 horas para contestar un correo. Las respuestas son muy cortas y ambiguas”, afirmó Jonathan Arias, gerente general de PC Puris.

Marías Cherepinsky, gerente comercial de Grupo APG Consulting, sugirió que Hacienda amplíe la capacidad de respuesta e infraestructura, en especial en días de más demanda.

Otro problema percibido por los actores del mercado es la falta de una adecuada capacitación de los mismos funcionarios de Tributación para que orientaran a los contribuyentes. “Es importante mejorar la información y trazabilidad cuando se dan problemas o rechazos”, recalcó Gonzalo Sandstad, gerente de ventas de Softland.

A eso se suma la ausencia de fiscalización de los proveedores de factura electrónica, unos 150, según estimaciones de la Asociación GS Uno y el Comité Nacional de Factura Electrónica, integrado por unas 25 firmas.

“No hay control sobre el proceso correcto que debe tener un sistema de documentos electrónicos”, dijo Luis Gómez, director comercial de TecApro.

Al no existir un estándar, hay grandes contribuyentes que imponen requerimientos a sus proveedores –y los cambian constantemente– que ni Hacienda solicita.

No está claro, tampoco, el procedimiento con los tiquetes electrónicos, pues en las tiendas o parqueos se siguen emitiendo tiquetes de papel, sin que conste el envío de los archivos XML y PDF a Hacienda y al cliente.

Los proveedores acusan que las autoridades tributarias no muestran sensibilidad para comprender que las empresas y profesionales primero deben vender y facturar para poder pagar impuestos, no al revés.

Por ejemplo, en otros países se envían resúmenes diarios o semanales de los tiquetes electrónicos. Mecanismo que no fue aceptado en Costa Rica por Hacienda.

Los proveedores insisten que la simplificación agiliza la operación de las empresas, como se demuestra en la experiencia de México y Brasil, sin perder el control. Y reiteran que se requiere una mejor comunicación.

“Si Hacienda hace un trabajo para comunicar, como se debe, no solo exigir o atemorizar con multas, el contribuyente va a entender el valor agregado de los comprobantes electrónicos”, dijo Hernández, de ID Activos.