Manual de Uso

Todos los detalles sobre nuestro servicio y plataforma web

CONFIGURACIÓN

Encuentre todo lo que debe saber sobre el uso de nuestra herramienta de facturación electrónica.

Para empezar a facturar con el sistema de Factura Tributaria debe seguir estos sencillos pasos ==>

  • Segundo Paso: Al inscribirse a Factura Tributaria se le envió un correo con los datos de su Usuario y Contraseña para poder ingresar al sistema. Si no lo ha recibo favor contactarse con su agente para que se lo envíe de nuevo. Para ingresar al sistema de Factura Tributaria lo puede hacer por medio de este link ==> app.facturatributaria.com
  • Tercer Paso: Contar con el usuario y contraseña del ATV y tener la TIV, puede ver el siguiente manual para más información ATV y TIV 
  • Cuarto Paso: Generar Llave Criptográfica y PIN, puede ver el siguiente manual para más información ==> Llave Criptográfica
  • Sexto Paso: Configuración de Llave Criptográfica en el sistema, esto queda a discreción del cliente si desea configurar en nuestros servidores el PIN y la llave criptográfica entregados por Hacienda. Para hacerlo puede ver el siguiente manual ==> ¿Cómo configurar la firma automática? . Si todavía conserva un token y su deseo es firmar cada documento por separado favor comunicarse con nuestro personal de soporte para que lo guíen con los pasos a seguir.

Una vez completados estos pasos usted podrá facturar de forma electrónica con el sistema de Factura Tributaria.

El AnyDesk es un software de escritorio remoto que provee acceso remoto bidireccional entre computadoras personales y está disponible para todos los sistemas operativos comunes.

Su instalación es muy sencilla y rápida, para hacerlo en su computadora siga las siguientes instrucciones:

AnyDesk 02.png
  • Al presionar el botón el programa empezará a descargarse en su computadora, cuando la descarga se complete, abra la aplicación para instalarla. A continuación en la parte inferior izquierda de la pantalla que se abre, debe de presionar el botón que dice «Instale AnyDesk en su computadora».

 

AnyDesk 03.png
  • En la siguiente pantalla presione el botón verde que dice «Aceptar e instalar» a continuación verá la pregunta » ¿Quieres permitir que esta aplicación realice cambios en sus dispositivos?» A lo que deberá de escoger la opción «Si» .

 

AnyDesk 07.png

 

  • Con esto concluimos con la instalación del AnyDesk, ahora en el escritorio de su computadora le aparecerá este ícono ==> AnyDesk 08.png

 

  • Al abrir el AnyDesk verá esta pantalla, en el campo que dice Este escritorio (This Desk) verá una clave, ese es el usuario asignado para usted y es el que debe de entregar a la persona que desea conectarse a su computadora.
AnyDesk 09.png

Descargar la llave criptográfica: Dirigirse al sistema ATV del ministerio de hacienda ( https://www.hacienda.go.cr/ATV/Login.aspx ), iniciar sesión, una vez ahí debe de escoger del Menú las opciones Comprobantes Electrónicos ==> Llave Criptográfica de Producción ==> Generar llave criptográfica en produc. Si aun no cuenta con el usuario y contraseña del ATV puede ver el siguiente manual ==> ¿Cómo crear el usuario y la contraseña del ATV?

 

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El sistema ATV le solicitara la creación de un PIN, el cual deberá utilizar posteriormente en la configuración del sistema de facturatributaria.com

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El Sistema de Factura Tributaría le da la posibilidad de firmar los documentos de forma automática sin la necesidad de utilizar el Autenticador FT, esto significa que ahora será mas rápido el proceso de la firma electrónica.

Cuando usted ingrese al Sistema de Factura Tributaria, verá en pantalla el siguiente mensaje.

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En caso de NO estar interesado en cambiar el modelo de facturación actual marque la opción «No volver a mostrar este mensaje» y presione el botón «Salir». Pero si usted acepta firmar con el nuevo formato debe de presionar el botón «Ir a configurar» y de igual manera marcar la opción «No volver a mostrar este mensaje».

Una vez presionado el botón de «Ir a configurar», verá la pantalla de «Firma electrónica». En ella deberá de escoger una de las opciones que se le presentan, la que dice «Autenticador»le permitirá facturar con el método original en donde debe de firmar sus documentos utilizando el token, el autenticador y escogiendo el certificado correspondiente a su compañía, luego de marcar esta opción presione el botón «Aceptar».

Si escoge la opción «Firma» podrá facturar de forma automática y el sistema se encargará de firmar, enviar sus documentos a validar a Tributación y una vez validados se los enviará por correo a sus clientes todo en solo paso.

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Ahora, si usted escogió la opción de «Firmar» debe de seguir los siguientes pasos ==>

  • Cuando descargó la llave criptográfica (¿Cómo bajar llave criptográfica?), el sistema del ATV le pidió que digitara un PIN compuesto por 4 dígitos, es necesario que en el campo PIN de la pantalla digite esos mismo 4 dígitos.

 

  • El siguiente paso es subir el archivo de la Llave Criptográfica y que debe de tener guardado en su computadora. Para hacerlo presione el botón «Seleccionar» , en la siguiente pantalla debe de presionar los botones «Add» y Seleccionar archivo» ubique su llave criptográfica y marquela haciendo doble clickc sobre ella, después presione el botón «OK».

 

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Una vez cargada la lleve criptográfica presione el botón «Aceptar»

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Verá en pantalla este mensaje ==> «¡La llave criptográfica se ingresó correctamente, el proceso de instalación se acaba de ejecutar, puede tardar unos minutos en finalizar la instalación !», esto significa que logró subir su certificado correctamente, pero el sistema debe realizar las validaciones respectivas para instalarlo, solo presione el botón «Aceptar» para continuar. En caso de que el PIN del certificado ingresado sea incorrecto, el sistema mostrará a la hora de Facturar la opción de volver a seleccionar dicho certificado.

Si por error usted subió un certificado incorrecto puede eliminarlo y volverlo a cargar, únicamente debe de ingresar desde el menú principal de CxC y escoger la opción Sistema ==> Firma Electrónica. Verá nuevamente la pantalla donde subió la llave criptografica original, únicamente presione el botón «Seleccionar» y siga con los pasos explicados anteriormente en este manual.

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Cuando se genera un documento de cobro en el sistema (Facturas, NC, NC) estos pasan a ser validados por Tributación, una vez aprobados o rechazados el sistema le envía un email a su cliente (previamente configurado) con el detalle de cobro.  Este email sale de la dirección envios@facturatributaria.com. Si usted desea que esos email de salida estén relacionados a una dirección con el nombre su empresa o a un correo personal, puede configurarlo por medio del sistema también.

Hay dos formas para poder realizar esta configuración, una es ingresando desde el módulo de CxC y escoger en el Menú la opción Sistema ⇒ Envío de correos.  Lo otra vía en ingresando directamente desde el módulo Emisario. Los accesos dependeran de los permisos que tengan los usuarios en la Seguridad del sistema.

 

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Aquí deberá de llenar la información de configuración del correo que desea relacionar. En el caso de los usuarios con correo en Google, deben de activar la opción “Permitir acceso de aplicaciones menos seguras”. Si no sabe cómo hacerlo puede ver el siguiente manual “Configuración aplicaiones menos seguras” o solicitar dicha información a la persona encargada de administrar el correo de su empresa.

Los campos solicitados son: Servidor SMTP, Usuario, Contraseña, Puerto, Nombre y Pie del mensaje.

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Servidor SMTP: En el caso de ser una cuenta de Gmail, el servidor SMTP sería smtp.gmail.com. De utilizar otro servicio deberá de consultarlo con el encargado de administrar esta información para que se la proporcione.

Usuario: Dirección de email de salida a utilizar (con el que usted desea que salga los email de los documentos de cobro).

Contraseña: Contraseña del email a utilizar.

Puerto: El servidor SMTP por lo general utiliza el puerto 25 o en el caso de Gmail pueden ser el 465 ó el 587. En el caso de que ninguno de estos le funcione deberá de consultarlo con el encargado de administrar esta información para que se la proporcione.

Nombre: Encabezado ó asunto del email,dicho campo queda a decisión del cliente llenarlo.

Pie de mensaje: Cuerpo del email, dicho campo queda a decisión del cliente llenarlo.

Con las opciones Activar SSLUsar Exchange, estas deberán de ser marcadas en caso de ser requeridas por el servidores SMTP.

Una vez ingresada la información requerida presione el botón “Probar”, si todo está configurado correctamente nos mostrará este mensaje “Correo enviado satisfactoriamente” y al email configurado llegará la confirmación informando que la configuración fue exitosa.

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Presione el botón “Guardar” para que la configuración realizada quede guarda en el sistema.

Si existiera algún problema en la configuración que realizó, en el momento de presionar el botón “Probar” el sistema le mostrará un mensaje con el error, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Este error es causado por que el servidor SMTP necesita una conexión SSL, y no ha sido marcada en la opciones anteriores,  o es probable que el usuario y/o contraseña no sean los correctos. En estos casos deberá de corregirlos e intentar nuevamente la prueba.


MANTENIMIENTOS

Encuentre aquí las preguntas más frecuentes en el mantenimiento de servicios y clientes.

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción Mantenimientos ==> Clasificación ==>Servicios

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Por defecto el sistema trae el primer servicio generado «Servicios Profesionales»

Para incluir nuevos Servicios presioné el botón «Agregar», le aparecerá la pantalla de detalle de Servicios, en ella debe de llenar los campos de Descripción, escoger el Tipo de impuesto, una Unidad de medida por defecto y el Estado (activo o inactivo). El código será generado de forma automática por el Sistema.

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Una vez llena esta información presione el botón «Aceptar» para guardar el Servicio nuevo.

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción de Mantenimientos ==> Clientes.

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Para incluir un Cliente presioné el botón «Agregar», le aparecerá la pantalla de detalle de Clientes, en ella debe de llenar los campos solicitados, los que están marcados en negrita son capos obligatorios.
Está pantalla está dividida en carpetas ==> General, Forma de pago, Otros, Extras, Expneraciones, DGTD. Nodos XML. En cada una de ellas deberá de llenar la información requerida.

  • General: El sistema le pedirá País (por defecto Costa Rica), cédula de identidad, Nombre, Dirección, E-mail, E-mail de envío (a los e-mails incluidos aquí les llegarán las facturas hechas, por ejemplo al cliente, al contador, al usuario), Moneda será sugerida a la hora de facturarle a este cliente, código de área (este es sugerido según el país indicado) y Teléfono.

Además de los campos indicados anteriormente, tiene la opción de indicar un Nombre Comercial, relacionar el cliente con un vendedor, página web, fecha de nacimiento, dos números de teléfono más, un número celular, dos números de fax, en el caso de ser una empresa indicar el representante legal, la fecha de ingreso del cliente y un contacto principal.

Desde esta pantalla también puede indicarle al sistema si el Cliente está activo (marcado por defecto) o inactivo.

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  • Forma de pago: Está pantalla está dividida en dos ==> Indicadores y Configuración por tipo de servicio.

Indicadores: seleccionar si es cliente de Contado o Crédito, si su cliente es de crédito debe de definir el Crédito máximo, los otros campos son opcionales (Bloqueo de crédito en caso de morosidad, Precio vigente de tarifas por hora, Días de trámites, Si el cliente es exonerado de impuestos y si desea que la factura salga impresa en inglés.

Configuración de precio por tipo de servicio: Desde esta pantalla usted podrá configurar los precios de los Servicios que le ofrece al cliente que está creando (ver manual ¿Como crear un servicio?) Haga un click sobre el campo que dice «Servicios» y escoja de la lista el que desea configurar. Después debe de especificar el precio por hora en la moneda que previamente le definio al cliente (dólares o moneda local) y por último precionar el cuadro a la derecha para cargar la información. Este proceso es opcional

 

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  • Otros: Estos campos son todos opcionales, puede indicar Categoría del cliente (A, B, C, D), Descripción (está es la descripción de la categoría asignada) Observaciones y si tiene proyectos relacionados.

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  •  Extras: Estos campos son todos opcionales, puede indicar Dirección, Usuario, Clave y Observaciones.
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  • Exoneraciones, DGTD, Nodos XML: Estos campos son todos opcionales y aplican en casos específicos, de ser necesarios para su empresa, favor comunicarse con el personal de soporte de Factura Tributaria para la respectiva capcitación.

Nota: Los campos que cuenten una flecha del lado derecho, se llaman «combos». Estos «combos» muestra información ya establecida y el usuario solo debe de escoger una de ellas haciendo un click con el mouse sobre el.

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El número de cliente puede ser definido por el Usuario, si no lo hace el sistema le asignará un código de forma automática.
Una vez llena esta información presione el botón «Aceptar» para guardar la información del Cliente.


PROCESOS

Encuentre todo lo que debe saber sobre los procesos en nuestra plataforma de facturación electrónica.

¿Cómo Facturar?

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción de Movimientos ==> Facturación y Pagos.

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En esta pantalla por defecto aparecen todos los documentos registrados, se pueden filtrar por fechas, ver los de hoy, hace 1 dí­a, 1 semana o 1 mes.

Para crear una factura nueva presionamos el botón «facturar» ubicado arriba a la izquierda de la pantalla. Lo primero que debemos de hacer es identificar el tipo de documento, si es factura de crédito, contado o si es una nota de débito y luego el tipo de factura. La fecha es sugerida de forma automática por el servidor.

 

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Luego debemos de identificar el cliente al que deseamos facturarle, si sabemos el número de código podemos digitarlo, si no lo sabemos, podemos presionar el botón que dice «Cliente» y buscamos en la lista o usamos el filtro de nombre. Para escoger un cliente ya incluido se posiciona sobre el con el mouse y le hace doble click encima.

El siguiente campo es el de «vendedor» este es opcional, si no tiene definido ninguno o para sus efectos no sirve puede dejar el campo en blanco.

A la derecha vemos los campos de Plazo (en el caso de facturas de crédito) el tipo de Moneda con la que desea hacer la factura (moneda local o dólares) y hay un campo de Observaciones, en el puede hacer anotaciones o recordatorios para usted como usuario, estas observaciones NO saldrán impresas en la factura. Tomar en cuenta que una vez hecha la factura estos datos no puede ser modificados, si están mal debemos de anular el documento con una nota de crédito.

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Ahora vamos a llenar las lí­neas de detalle que conforman la factura, en este caso lo primero a elegir es el servicio que se ofrece, desplegamos el combo de opciones y hacemos click en el servicio que deseamos facturar, para este ejemplo vamos a escoger «Servicios profesionales», por defecto nos sugiere el tipo de impuesto, el porcentaje y hasta la descripción que aparecerá impresa, esta podemos alterarla si lo deseamos.

Luego definimos la unidad de medida y la cantidad de referencia, en este caso vamos a usar UNO por defecto, luego el precio unitario. Eventualmente si aplicara un descuento podemos digitarlo y definir el tipo de descuento, si deseamos calcular en pantalla el total previo a la inclusión entonces presionar el botón «calcula» ubicado en parte inferior de la pantalla, de otra forma presionamos «incluir» para guarda esa lí­nea de detalle.

Podemos incluir lí­neas de descripción sin necesidad de definir un servicio, eso si, estas NO pueden tener montos asociados, esto es funcional en el caso que se tenga que identificar un número de contrato asociado, o una descripción detallada del servicio ofrecido.

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Ahora que tenemos lista la factura presionamos el botón «Aceptar», el sistema nos genera un mensaje de confirmación para que estemos seguros de que si deseamos emitir el documento, a lo que vamos a responder «SI».

En el caso de las facturas de contado, al aceptar la emisión de la factura el sistema nos generará un recibo de cancelación de saldo. La pantalla de recibo muestra la totalidad de la factura, nos permite cambiar la moneda con la que se cancelará la factura (Moneda local o dólares) y la forma de pago Efectivo (marcado por defecto) Transferencia o Tarjeta. El número de recibo es asignado de forma automática por el sistema. Si lo desea generar presione el botón «Aceptar». En el caso de que no desee que se generare presione el botón «Salir». Solo tome en cuenta que la factura quedará con saldo hasta que usted la cancela con un recibo o una NC en un proceso posterior. Para Tributación esto es indiferente y no genera comprobante de aceptación o rechazo por parte de ellos.

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En el caso de las facturas de Crédito se haría el mismo proceso, pero al final el sistema no le va a mostrar la pantalla de Recibo de dinero automático.
Para imprimir o renviar por email una factura, debe de marcala desde la pantalla principal de Facturación y Pagos haciendo un click sobre la factura, después en el menú de botones escoge «Imprimir» puede escoger ver el documento en pantalla, enviarlo por email al cliente o descárgalo con PDF, una vez escogida la opción presiona el botón «Aceptar»

 

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Para los usuarios que NO tienen activada la opción de Firma automática, una vez completado el proceso deben firmar el documento. Ver manual ¿Cómo Firmar facturas electrónicas?

Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción Movimientos ==> Facturación y Pagos. Verá la pantalla principal de Facturación, en la lista de botones debe presionar el que dice «Cancelar»

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La pantalla de Cancelar Facturas está compuesta de 5 partes è Documentos, Documentos a cancelar, Forma de pago, Observaciones y Montos.
Documentos ==>

  • Número del Recibo es dado por el sistema de forma automática una vez que usted llenó todos los datos necesarios y presionó el botón «Aceptar».
  • Tipo esta pantalla es compartida entre los Recibos de dinero y las Notas de crédito, por defecto al entrar en Tipo verá Recibos de dinero. Si quisiera cambiarlo lo puede hacer desplegando el combo a la derecha de este campo pero para este ejemplo lo vamos a dejar igual.
  • Fecha esta es dada por el sistema de forma automática y toma la fecha del día en la en la que se está haciendo el recibo.
  • Cliente hay 3 formas distintas para escoger el Cliente al que le va a hacer el Recibo, estas son: 1° presionando el botón «Cliente» y buscando uno de la lista, 2° digitando el código del cliente si se lo sabe ó 3° desplegando el combo a la derecha de este campo, ahí verá por orden alfabético la lista de sus clientes.
  • Moneda esta es dada por el sistema de forma automática una vez que se define el cliente, puede ser modificada según las necesidades del momento. Al lado derecho del campo Moneda hay una opción adicional, que es dejar el recibo con saldo a favor del cliente (por defecto está desmarcada), esto quiere decir que su cliente le entregó dinero por adelantado, pero todavía no se han generado facturas de pago, con este campo marcado tiene la posibilidad de hacer el recibo sin necesidad de asociarle de inmediato a una factura, de esta manera puede entregarle un comprobante a su cliente por ese dinero. Solo tiene que marcar el cuadro haciendo click sobre el, una vez que el cliente tenga facturas se puede hacer la relación entre el recibo y la factura.
  • Local en este campo verá el tipo de cambio de compra (definido por usted al ingresar al sistema la primera vez en el día.
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Documentos a cancelar ==> Una vez definido el cliente, en este campo usted verá todos los documentos que presenten saldo, para definir los documentos a cancelar debe de hacer doble click sobre el, y en la pantalla siguiente digitar el monto por el cual desea afectarlo. Para este ejemplo vamos a trabajar con la factura #33 y la vamos a afectar por $50. Después debe de presionar el botón «Aceptar»

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Este proceso lo lleva a cabo con cada documento que desee afectar con el Recibo en proceso, puede ser uno o varios.
Forma de pago ==>  El sistema le permite trabajar con 3 formas de pago, cuando usted recibe el dinero en Efectivo, cuando lo recibe por medio de Transferencia bancaria o por medio de una tarjeta de crédito. Usted debe de definir la forma de pago haciendo click sobre el botón ubicado a la izquierda de cada opción. Solo puede escoger una por cada recibo.
Si escoge la opción Efectivo (marcada por defecto) no deberá de llenar ningún dato adicional, puede proceder con el siguiente paso.
Si escoge la opción Transferencia, deberá de especificar la cuenta corriente en donde se depositó el dinero (configurado previamente desde el módulo de Bancos), debe de digitar el número de comprobante y escoger la fecha del día que se hizo la transferencia a su cuenta.

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Si escoge la opción Tarjeta deberá de especificar la cuenta corriente en donde le depositarán ese dinero (configurado previamente desde el módulo de Bancos) en el campo identificación deberá escoger Tarjeta de crédito y por último deberá digitar el número de la tarjeta.

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Observaciones generales del documento ==> Estas observaciones son datos aclaratorios que usted puede digitar, tomar en cuenta que estos salen impresos en el documento.

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Montos ==>  En estos campos verá la totalidad de lo adeudado por su cliente, el subtotal que es la sumatoria de los pagos que está recibiendo y el total le muestra la sumatoria de los pagos que está recibiendo nuevamente. Estos campos son únicamente de referencia.

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Una vez llena toda la información, presione el botón «Aceptar» para crear el Recibo de dinero. En este momento el sistema le asignará el número al documento.

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Debe de entrar al módulo de CxC y escoger en el Menú la opción de Movimientos ==> Facturación y Pagos. Verá la pantalla principal de Facturación, en la lista de botones debe presionar el que dice «Cancelar»

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La pantalla de Cancelación de Facturas está compuesta por 2 carpetas una de Encabezado y otra de Referencias.

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Encabezado: está compuesta por 4 partes: Documentos, Documentos a cancelar, Observaciones y Montos.
Documentos: El Número de la NC es dado por el sistema de forma automática una vez que usted llenó todos los datos necesarios y presionó el botón «Aceptar», en el campo TIPO debe de escoger del combo la opción que dice Nota de Crédito, en el campo Tipo NC estos tipos son definidos por Tributación y usted debe de escoger el que se adapte a las necesidades de ese momento, para este ejemplo vamos a escoger la opción Devolución(que será el único formato de NC que valida la DGTD). La Fecha es dada por el sistema de forma automática y toma la fecha del día en la que se está haciendo la NC, para escoger el CLIENTE al que le va a hacer la NC puede hacerlo de 3 formas distintas è 1° presionando el botón «Cliente» y buscando uno de la lista, 2° digitando el código del cliente si se lo sabe ó 3° desplegando el combo a la derecha de este campo, ahí verá por orden alfabético la lista de sus clientes, la Moneda es dada por el sistema de forma automática una vez que define el cliente, pero esta puede ser modificada según las necesidades del momento, en el campo Local verá el tipo de cambio de compra (definido por usted al ingresar al sistema la primera vez en el día).

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Documentos a cancelar ==> Una vez definido el cliente, en este campo usted verá todos los documentos que presenten saldo, para definir los documentos a cancelar debe de hacer doble click sobre el, y en la pantalla siguiente digitar el monto por el cual desea afectarlo. Para este ejemplo vamos a trabajar con la factura #43 y la vamos a afectar por ¢5,000. Después presionamos el botón «Aceptar»
Este proceso lo lleva a cabo con cada documento que desee afectar con la NC en proceso, puede ser uno o varios.

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Observaciones generales del documento==> Estas observaciones son datos aclaratorios que usted puede digitar, tome en cuenta que estos salen impresos en el documento.

 

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Montos: En este campo el sistema le muestra el monto total adeudado por su cliente, el subtotal que es el monto de la NC en proceso, el impuesto en caso de que aplique y el total de la NC. En el campo Subtotal usted debe de digitar el monto de la NC.

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Pasamos a la carpeta de Referencias. Ahí debe de indicar un Tipo de documento de referencia, número de documento electrónica, código de referencia, fecha del documento y un detalle, si la NC va a estar ligada a varios documentos debe de indicarlos todos. En los campos de Tipo y Código debe de escoger entre una lista preestablecida por Tributación. Al terminar de ingresar los datos presione el botón «Agregar referencia»

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Una vez llena toda la información, presione el botón «Aceptar» para crear la NC. El sistema de forma automática le asignará el número.

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Este proceso nos permite anular de forma automatica una factura con una NC, además si la factura no tuviese saldo por que tiene un recibo aplicado, el proceso anulará el recibo para devolver el saldo a la fatura y posteriormente relacionarla a la NC.

Para esto debemos marcar la factura que deseamos anular haciendo un click sobre ella y después click derecho, verá una lista de opciones, escoja la que dice «Anular factura con NC». Otra forma es marcando la factura y presionando el botón «Opciones» y escogemos la misma opción.

Anulacion automatica2.png

El sistema creará la NC y anulara el RB relacionado.

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Para iniciar el proceso de firma debemos generar nuestro Token el cual tiene un tiempo útil de 5 minutos, pasados esos 5 minutos deberemos de volver a generar un nuevo Token para seguir con el proceso, para generar nuestro Token debemos de ingresar a la página web. Una vez dentro de la página nos dirigiremos al módulo de CXC en esta pantalla en el Sub-Módulo de Facturación y Pagos.
Una vez en esta pantalla, nos dirigiremos al menú de Opciones, como muestra la siguiente imagen:

Firmar 01.png

En el menú mostrado seleccionaremos la opción de Firmar documento, la opción nos mostrará la pantalla Generador Token, en donde podremos generar nuestro Token para iniciar el proceso de firma y además nos facilitará un link en donde podremos descargar el software de Autenticador FT. 

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En la pantalla de Generador de Token tenemos una imagen que nos muestra el estado actual de nuestro Token.

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El significado de esta imagen es que nuestro Token aún tiene validez para firmar nuestras facturas (recordar que el Token tiene un tiempo útil de 5 minutos).

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El significado de esta imagen es que nuestro Token no tiene validez para firmar nuestras facturas.

Cuando nos indique que nuestro Token no tiene validez presionaremos el botón Generar el cual se encargará de brindarnos un Token para ser utilizado en el Autenticador FT, una vez que presionemos el botón Generar nos debería de mostrar un Token como el siguiente:

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Como pueden notar en la imagen, una vez presionado el botón Generar nos muestra un Token el cual utilizaremos en el Autenticador FT. (Revisar manual Cómo bajar e instalar el Autenticador FT?)

Proceso de firma en Autenticador FT
Si seguimos los pasos correctamente ya tendremos en nuestro escritorio el Autenticador FT, nos dirigimos al icono antes mostrado lo presionaremos y seguidamente daremos click derecho y presionamos la opción Abrir o Open, como muestra la siguiente imagen:

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Una vez que iniciamos el Autenticador FT , nos mostrará una pantalla como la siguiente:

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Con la nueva actualización tenemos la opción de firmar múltiples documentos o bien como antes conocíamos individualmente, por defecto estará marcada la opción de ? Firma Múltiple ? , en esta opción nos solicitará 2 campos los cuales son los tipos de documentos que queremos firmar y además brindaremos la fecha.

Con la opción de ?Firma Individual? como conocíamos anteriormente deberemos de seleccionar el tipo de documento y además deberemos de ingresar el número de documento.

Una vez ingresados estos campos el sistema se encargará de validar cada uno y en caso de que todo esté correctamente ingresado, procederá con la firma de nuestro documento como muestra la siguiente imagen:

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Cuando el Autenticador FT termina de procesar nuestros datos nos solicitará un certificado de firma como muestra la siguiente imagen:

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En esta pantalla debemos de seleccionar nuestro certificado de firma y presionamos el botón OK y nuestro Autenticador FT seguirá con el proceso de firma.

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Si elegimos bien nuestro certificado e ingresamos correctamente los datos obligatorios, nos mostrará una pantalla como la siguiente:

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Después de esto el sistema de CRFUSION se encargará de enviar los documentos firmados electrónicamente a la Administración Tributaria, la cual validará el documento y procederá a aceptarlo o rechazarlo. En caso de ser rechazado es necesario crear una nota de crédito electrónica para anular la factura.

Podemos ver si el documento fue aceptado o rechazado en la pantalla principal de documentos en el módulo de CXC en el sistema de CRFUSION.

Los documentos aceptados se representan en color verde, mientras los rechazados en color rojo y podemos ver el motivo del rechazo del documento como muestra la siguiente imagen.

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Las facturas por contingencia son un documento temporal que le permite facturar en papel en caso de una eventual emergencia con el sistema. Cabe destacar que estos comprobantes tienen un consecutivo único, el cual NO se debe de repetir en otros documentos de contingencia.

Para imprimir un comprobante de contingencia dirijase al módulo de CxC y escoja del menú la opción Movimientos ==> Facturación y Pagos. Presione el botón «Imprimir» ubicado en la barra de botones en la parte superior de la pantalla.

 

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Cuando el sistema esté restablesido, debe de ingresar las facturas que hizo en modo de contingencia. Para esto siga los pasos normales de la facturación, adicionalmente entre a la cejilla «Referencia» y llene la información que le solicita el sistema. Una vez completados los campos presione el botón «Aceptar» para reponer la factura.

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El calendario de trabajo es una herramienta que nos permite llevar una agenda de citas por sucursal y encargado, controlando los tiempo invertidos y servicios otorgados para finalmente facturar de forma sencilla y rápida.

El primer paso es crear las sucursales (derecho de seguridad requerido), esto lo hacemos desde el módulo de CxC ==> Mantenimientos ==> Calendario ==> Sucursales.

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Verá la pantalla de Mantenimiento de sucursales, debe de llenar la información solcitada: Código, Descripción, Teléfono, Encargado, Dirección y Estado. Una completados los datos presione el botón «Aceptar»

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El segundo paso es crear los encargados (derecho de seguridad requerido ) esto lo hacemos desde el módulo de CxC ==> Mantenimientos ==> Calendario ==> Encargados.

Presione el botón «Agregar», verá la pantalla de Mantenimieto de encargados. Esta pantalla está dividida en tres secciones: Información, Sucursales y Servicios. Debe de llenar los campos que le solicita el sistema en cada sección, en el caso de las sucursales y los servicios debera de marcar las que desee tener relacionadas al encargado que está creando, unicamente esas podrán ser calendarizadas y facturadas para ese encargado.

Una vez completada la información presione el botón «Aceptar» para guardar los cambios.

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Estos dos pasos se hacen una unica vez por sucursal y por encargado.

Para crear las citas de los encargados dirijase al módulo de CxC ==> Movimientos ==> Calendario de trabajo. Verá la pantalla principal del calendario, esta pantalla cuenta con distintos tipos de vistas (Mes, Semana, Dia). Además de un segmento de filtros (estado, sucursal, encargado).

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Haga click en la fecha y hora que desea calendarizar, esto abrirá la pantalla de «Control de citas» ahí debe de definir el cliente (ver manual ¿Cómo crear clientes?), la sucursal, el encargado, observaciones y los servicios relacionados a esta cita. Una vez llenos los campos presione el botón «Aceptar» para guardar la información.

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Completados estos pasos la cita quedará guardada y será visible en la fecha y hora elegida, con el color configurado para el encargado.

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Para modificar datos o proceder a facturar haga click en la fecha y hora nuevamente. En el caso de modificar datos uan vez completados los cambios presiona el botón «Aceptar». Si lo que desea es facturar la cita presione el botón «Completar» .

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Por ultimo para facturar una cita completada, debemos ir a la pantalla principal de documentos en CXC ==> Movimientos ==> Facturación y Pagos, en el menú superior aparecerá un icono que indica el número de citas pendientes de facturar, al dar click sobre el icono, se desplegará una pequeña venta con el detalle de las citas.

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Para facturar una de las citas, basta con darle doble click sobre una de ellas, esto cargará la información de la cita en la pantalla de facturación y luego presiona el botón «Aceptar»

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Como eliminar un certificado instalado

Para eliminar certificados instalados en su computadora siga las siguientes instrucciones.

  • Ingrese al Internet Explorer ==> Herramientas y escoge la opción ==> Opciones de Internet

 

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  • Al desplegar esta pantalla debe de escoger las opciones de Contenido ==> Certificados
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  • A continuación verá en pantalla la lista de certificados que tiene instalados en la computadora. Para eliminar uno debe de marcarlo haciendo un click sobre el y presionando el botón «Remover». A continuación le aparecerá en pantalla un mensaje de confirmación preguntando si está seguro de eliminar el certificado, presione el botón «SI»
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Como_cambiar_nombre_Certificado_Autenticador

Para cambiar el nombre de un certificado ya instalado en su computadora siga las siguientes instrucciones:

  • Ingrese al Internet Explorer ==> Herramientas y escoge la opción ==> Opciones de Internet
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  • Al desplegar esta pantalla debe de escoger las opciones de Contenido ==> Certificados
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  • A continuación verá en pantalla la lista de certificados que tiene instalados en su computadora. Para cambiar el nombre de uno debe de hacer doble click sobre el, le aparecerá la pantalla de detalle de certificados, ahí debe de escoger la cejilla que dice «Detalle» y en la lista de opciones debe de hacer doble click a la que dice «Nombre amistoso» (Friendly Name)

 

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  • En el campo «Nombre amistoso» digite el nuevo nombre con el que desea identificar el certificado.
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Debe de entrar al módulo de CxP y escoger en el Menú la opción de Movimientos ==> Importar XML .

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En esta pantalla por defecto aparecen todos los documentos registrados, puede utilizar el filtro si desea buscar un documento especificó.

Recp XML 03.png

Para incluir uno o varios XML debe de presionar el botón «Importar» y seguido el botón «Buscar», verá la pantalla para seleccionar el o los XML que desee cargar, estos archivos deben de estar previamente guardados en una carpeta en su computadora y desde ahí seleccionarlos para cargarlos al sistema de Facturatributaria.com

Recp XML 04.png

Presione el botón «ADD» , habilitará los campos de Seleccionar archivos o Remover.

Recp XML 04.01.png

Presione «Seleccionar archivo», y busque la carpeta donde tiene guardados los XML (estos archivos se cargan uno a uno haciendo doble click sobre ellos) presione nuevamente el botón «ADD» y repita el procedimiento si desea cargar más de un archivo, luego de tenerlos todos presione el botón «OK»

Recp XML 04.02.png

Ahora vera los XML seleccionados ya cargados en el sistema, el siguiente paso es definir el «Estado» . Existen tres tipos de Estados: Aceptado, Rechazado y Aceptado Parcial. Este proceso se hace de uno en uno, despliegue el combo de opciones, ubicado al lado derecho de la pantalla en cada línea, y escoja cual de las tres opciones aplican para cada XML. Nota: Las lineas en rojo y/o tachadas no se importarán, las cédulas no coinciden.

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Una vez completado este paso presione el botón «Aceptar». Posteriormente se enviará un correo con la Aceptación o Rechazo del XML a su proveedor.

Aunque usted haya aceptado estas facturas, Hacienda debe aceptarlas y/o rechazarlas también. (Si el XML es rechazado por Haciendo su proveedor debe de enviarle una NC de anulación y una factura nueva, corrigiendo los puntos indicados en el rechazo).

Al inicio de este manual, le mostramos la pantalla principal del Importador de XML, en donde está el listado de todos los que usted ha recibido. En esa pantalla verá marcados de color verde los XML que Hacienda ha aceptado y en rojo los XML que Hacienda ha rechazado, también en la columna que dice «DGTD» verá las palabra «aceptado» o «rechazado»

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Para verificar el por qué ha sido rechazado un documento, posicione sobre el y marquelo haciendo UN click encima, luego presione el botón «opciones» y escoja «Mostrar respuesta de la D.G.T.D». El sistema le mostrará el mensaje referido por Hacienda.

Recp XML 06.03.png

Aspectos importantes a tomar en cuenta:

  • Los únicos XML que se deberán cargar al sistema son los correspondientes a facturas, no los de respuestas o mensajes de Hacienda.
  • El plazo para realizar el procedimiento es de 8 días hábiles una vez recibida su factura electrónica.

Errores de importación XML

En la importación de los archivos XML al sistema se nos pueden presentar varios mensajes de importación que no corresponden a nuestro sistema directamente.

En este momento el problema mas común que se detectó es cuando se genera un mensaje de «problema con la línea 3» este problema se obtiene con los documentos generados desde el sistema de la DGTD, pero también se pueden presentar mensajes de problemas de importación en otras lineas.

Detallamos el ejemplo del mensaje (mencionado anteriormente en la línea 3) Esto es una guía de la revisión y la solución que debe realizar el usuario.

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Si abrimos el XML (que nos envían) se puede notar que a partir de la línea 3 es incorrecto nuestro archivo por lo que debemos eliminar todas las líneas hacia abajo, guardar el documento ya modificado y de esta manera ya puede ser importado correctamente.

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Notas importantes para tomar en cuenta:

  • No en todos los casos van a presentar el problema con la línea 3 (a modo de ejemplo se les detallo el expuesto anteriormente)
  • Hay un programa que se puede descargar en las computadoras llamado Notepad ++ (https://notepad-plus-plus.org/download/v7.5.9.html) mediante este programa se puede realizar la revisión de los XML cuando se presentan estos casos.

Ingresamos al menú principal=>CXP=>Documentos

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Una vez en este NODO; ingresamos al menú de DOCUMENTOS y ahi al submenú de OTROS,encontraremos los reportes indicados que serían del número 15 al 17.

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Escojemos el reporte que deseamos generar;nos vamos a la pestaña de PARAMETRÓS y ahi al submenú de XML:

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Posteriormente, una vez en la pantalla de XML debemos seleccionar el proveedor y los rangos de fechas a generar:

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Seleccionando dichos parametros únicamente le damos el botón de «ACEPTAR » para que el sistema nos genere nuestro reporte.

Puntos importantes a tomar en cuenta: 

  1. Si dejamos el campo de proveedor en blanco, pero elegimos alguno de los rangos de fechas el sistema buscará la información de todos los proveedores de nuestra base de datos en las fechas indicadas.
  2. La referencia del primer filtro de fechas, llamado «Documentos incluidos en las fechas» se refiere basicamente a que el sistema nos mostrará los documentos que fueron incluidos en el sistema según esas fechas.
  3. Para el segundo filtro llamado » Documentos con las fechas » ,se refiere a que el sistema nos va a mostrar los documentos que tienen dichas fechas.

Para reenviar los archivos PDF y XML de los documentos aceptados por Tributación (Facturas, ND y NC) a sus clientes debe de entrar al menú CXC=>Facturación y Pagos una vez en esta pantalla buscamos la factura que necesitamos reenviar nos posicionamos sobre ella y vamos a la opción que se nos presenta arriba que dice Imprimir:

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Una vez que presionamos el botón de Imprimir el sistema nos mostrará la siguiente pantalla :

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Donde nos muestra las distintas opciones de impresión,para el caso del ejemplo sería escoger la opción que marcamos que es el envío por E-mail.Seguidamente escogemos la opción indicada y le damos «Aceptar » .

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Seguidamente el sistema nos enviará un aviso donde debemos indicarle que «SI» .

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Una vez que aceptemos en la pantalla anterior el sistema emerge un aviso;dicho mensaje nos da la opción de escoger si deseamos o no agregar al envío el archivo de interpretación por parte de la DGTD ( este archivo hace referencia a la representación gráfica de la respuesta de Hacienda ).

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Ya sea que elijamos Si o No ,el sistema procederá a enviar la factura seleccionada y nos mostrará la siguiente pantalla:

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En esta ventana podremos observar los resultados del envío (número de documento enviado,destinatarios) a dicha pantalla únicamente debemos darle «Salir» o inclusive nos da la alternativa de «Exportar» el dato si así lo deseamos.

De lo contrario, le damos en las opciones de Salir o Aceptar y nos regresa a la pantalla principal.

En el módulo de CXP ahora tenemos la opción de visualizar los XML que vamos a importar, esto en caso de que veamos algun error en la carga del mismo,queremos asegurarnos del archivo a subir,etc.

 

Para realizar dicho proceso,debemos ingresar al menú de CXP y ahí en la pestaña de Importar XML, vamos a observar dicho botón:

 

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Si le damos click sobre el mismo, nos llevará a la siguiente ventana, donde debemos agregar el XML a revisar :

 

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Una vez que agregamos nuestro XML le damos click al botón de OK y el sistema mostrará una pantalla emergente con el archivo para su revisión. En cuanto el mismo sea verificado le damos al icono de Salir para que vuelva a la pantalla de Importar XML.

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